Preparar todo lo necesario para asistir a un congreso de tres días va mucho más allá de hacer una maleta y elegir qué ropa llevar.
Durante varias jornadas tendrás que moverte entre ponencias, reuniones, espacios de networking y diversas actividades, por lo que saber qué llevar en un congreso puede ayudarte a disfrutar de la experiencia sin dejarte nada importante en falta.
En esta guía práctica encontrarás todo lo necesario para preparar un congreso de tres días, tanto si vas a asistir como profesional como si vas a participar con un stand.
¿Qué llevar en un congreso si vas como asistente?
Si vas a asistir a un congreso como visitante, lo más importante es preparar todo aquello que te permita estar cómodo, moverte con facilidad y aprovechar las jornadas.
No necesitas llevar una maleta enorme, pero sí conviene revisar algunos básicos antes de salir de casa.
Documentación, tarjetas y dispositivos
Ten a mano tu acreditación, documento de identidad y confirmación de inscripción, además de las tarjetas de visita si tienes previsto hacer networking.
En cuanto a tecnología, no olvides el móvil, cargador, batería externa y, si lo necesitas, ordenador o tablet para tomar notas o trabajar durante el evento.
Ropa y calzado para tres días
Elige prendas que puedas combinar fácilmente y que se adapten al nivel de formalidad del congreso.
Como pasarás bastante tiempo de pie o caminando entre salas y stands, prioriza un calzado cómodo. También puedes llevar una chaqueta o prenda adicional por si la temperatura del recinto cambia.
Mochila o bolsa para el congreso
Además de la maleta, necesitarás una mochila o bolsa cómoda para llevar durante las jornadas. Lo ideal es que tenga espacio para tus dispositivos, documentación, tarjetas de visita, cuaderno, botella de agua y otros pequeños accesorios.
Una bolsa ligera y bien organizada te permitirá tener todo lo necesario a mano sin cargar demasiado.
¿Qué debe preparar una empresa que participa como expositor?
Para una empresa, acudir a un congreso implica bastante más que montar un stand y esperar a que lleguen visitantes.
Conviene preparar con antelación todo el material que ayudará al equipo a presentar la marca, explicar su propuesta y aprovechar las oportunidades de networking.
Material para el stand
El stand debe contar con todo lo necesario para resultar atractivo y funcionar correctamente durante las tres jornadas. Antes de acudir, comprueba que tienes preparados elementos como:
- Cartelería y elementos gráficos.
- Displays y soportes.
- Identificadores de marca.
- Material audiovisual.
- Cables, cargadores y adaptadores.
- Elementos de decoración.
Material comercial
También es importante tener a mano recursos que permitan presentar la empresa de forma clara y facilitar el contacto posterior. Algunos básicos son:
- Catálogos y folletos.
- Tarjetas de visita.
- Dossieres comerciales.
- Presentaciones de productos o servicios.
- Códigos QR hacia la web o redes sociales.
- Material para recoger datos de potenciales clientes.
¿Qué merchandising llevar a un congreso?
Elegir el merchandising adecuado dependerá principalmente de cuántas personas esperas recibir, qué tipo de contactos quieres atraer y qué quieres conseguir con el regalo.
No es lo mismo preparar un detalle para entregar a cientos de visitantes que seleccionar productos especiales para clientes potenciales.
En MyM Regalos Promocionales puedes encontrar diferentes opciones de regalos personalizados para adaptar el merchandising a cada tipo de congreso, público y presupuesto.
Regalos pequeños para entregar a muchos visitantes
Cuando el objetivo es llegar a un gran número de personas, lo más práctico suele ser elegir productos promocionales ligeros, fáciles de transportar y con un coste ajustado por unidad.
Algunas opciones son:
- Bolígrafos personalizados
- Lanyards
- Llaveros
- Pulseras personalizadas
- Pequeños accesorios promocionales
Regalos útiles para generar recuerdo de marca
Si buscas que el merchandising tenga una vida útil más larga, puedes optar por productos que los asistentes puedan utilizar después del congreso.
En este caso, algunas alternativas son:
- Libretas personalizadas
- Botellas reutilizables
- Bolsas personalizadas
- Tazas
- Power banks
- USB promocionales
Regalos de mayor valor para clientes o contactos importantes
No todos los visitantes de un stand representan la misma oportunidad de negocio.
Para clientes potenciales, colaboradores o contactos estratégicos, puedes reservar un regalo con un mayor valor percibido, por ejemplo:
- Packs de regalos corporativos
- Accesorios tecnológicos
- Sets personalizados
- Productos premium de oficina
- Regalos corporativos para clientes
Errores que debes evitar al preparar un congreso
Preparar un congreso con antelación puede ahorrarte muchos pequeños problemas durante el evento.
Tanto si asistes como visitante como si participas como expositor, hay algunos errores muy fáciles de evitar.
- Llevar demasiadas cosas: prepara solo lo que realmente vas a utilizar. Una mochila o maleta excesivamente cargada puede convertirse en una molestia durante tres días.
- Olvidar cargadores o baterías: comprueba antes de salir que llevas los cargadores de todos tus dispositivos y, si es posible, una batería externa.
- Estrenar zapatos: un congreso no es el mejor momento para probar un calzado nuevo. Prioriza siempre la comodidad.
- No revisar el programa: consulta previamente las ponencias, horarios, salas y actividades que te interesan para organizar mejor cada jornada.
- No llevar tarjetas o una alternativa digital: si quieres hacer networking, ten preparada una forma sencilla de compartir tus datos profesionales, ya sea mediante tarjetas, LinkedIn o un código QR.
- Pedir el merchandising demasiado tarde: si eres expositor, no esperes a los últimos días para encargar tus regalos personalizados. Planificar con antelación te dará más margen para elegir productos y cantidades.
- Elegir los regalos promocionales únicamente por precio: el producto también debe ser útil, tener sentido para tu público y representar adecuadamente a tu marca.
- Calcular mal las cantidades: quedarse sin regalos a mitad del congreso puede hacer que pierdas oportunidades de contacto. Estima previamente cuántos visitantes esperas recibir y deja un pequeño margen.
- Elegir productos que no tienen relación con el público: un buen regalo promocional debe adaptarse al tipo de evento y a las personas que quieres alcanzar. No es lo mismo preparar merchandising para un congreso tecnológico que para uno sanitario, deportivo o empresarial.
Prepara tu próximo congreso con todo lo necesario
Después de preparar la maleta, revisar la documentación y organizar el material del stand, queda un último punto que puede marcar la diferencia: elegir el merchandising adecuado para tu evento.
Un buen regalo promocional no solo acompaña a tu marca durante el congreso, sino que puede seguir generando recuerdo mucho después de que termine.
En MyM Regalos Promocionales llevamos más de 15 años ayudando a empresas y expositores a preparar sus eventos con productos personalizados disponibles en nuestro catálogo.
Te asesoramos para encontrar las opciones que mejor encajen con el tipo de congreso, tu público, la cantidad de asistentes y el objetivo de tu campaña.
¿Ya tienes tu próximo congreso en el calendario? Cuéntanos qué necesitas y te ayudamos a encontrar el merchandising personalizado más adecuado para tu evento.
